ZARZĄDZENIE NR 2/2023

                                    Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach

                                        z dnia 05.01.2023

w sprawie określenia zasad, sposobu i trybu zasad przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach, a także zasad rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.

 

Na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz art. 247 ust. 3 Ustawy o finansach publicznych

 

§1

Wprowadzam do stosowania „Instrukcję korzystania ze służbowych kart płatniczych w Gminnym Ośrodku Kultury w Walcach, która określa zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków z budżetu Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

Zobowiązuję pracowników Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach będących użytkownikami kart płatniczych do zapoznania się z załączoną Instrukcją, przestrzegania zawartych w niej zapisów oraz przyjęcia odpowiedzialności za ich stosowanie

§3

Wykonanie zarządzenia i nadzór nad jego realizacją powierza się Głównemu Księgowemu

 

§4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

 

 

---

 

 

Załącznik do zarządzenia nr 2/2023 z dnia 05.01.2023

+

 

Instrukcja korzystania ze służbowych kart płatniczych
w Gminnym Ośrodku Kultury w Walcach

 

§1

1. Ustala się zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach , a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.
2. Stosowane w niniejszej Instrukcji sformułowania lub skróty oznaczają:

1. kierownik jednostki — dyrektor Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach;
2. banku — należy przez to rozumieć bank, w którym jest prowadzony rachunek bankowy jednostki;
3. służbowej karcie płatniczej — należy przez to rozumieć kartę identyfikującą wydawcę i upoważnionego posiadacza, uprawniającą do dokonywania operacji bezgotówkowych w kraju i za granicą.

 

3. Służbowe karty płatnicze w Gminnym Ośrodku Kultury w Walcach służą do dokonywania operacji finansowych związanych wyłącznie z wykonywaniem obowiązków służbowych

§2

1. Służbowa karta płatnicza może być wydana po dokonaniu analizy charakteru realizowanych wydatków zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych a zwłaszcza z zachowaniem zasad legalności, celowości i oszczędności.

2.   Karta może być przyznana wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, niepozostającemu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę na okres do 5 lat, a w przypadku kierownika jednostki zatrudnionego na podstawie powołania lub mianowania,  na okres kadencji.

3.   Do korzystania ze służbowej karty płatniczej uprawniony jest wyłącznie pracownik, którego imię i nazwisko figuruje na karcie.

4.   Karta płatnicza może być wykorzystywana do regulowania wydatków jedynie w sytuacji, kiedy nie ma możliwości dokonania płatności w formie przelewu z rachunku bankowego, w szczególności za:

1)         zakup biletów w przypadku wyjazdu na delegacje krajowe i zagraniczne,

2)         usługi hotelowe, w tym rezerwację usług hotelowych,

3)         usługi gastronomiczne,

4)         zakupy paliwa i usług związanych z obsługą samochodów służbowych, kosiarek i innych urządzeń spalinowych

5)         zakupy materiałów i wyposażenia,

6)         usługi transportowe.

5.         Służbowa karta płatnicza jest kartą imienną, wystawioną przez bank na podstawie złożonej dyspozycji i umowy z bankiem zawartej przez upoważnione osoby, ze wskazaniem pracownika, jako użytkownika tej karty.

6.         Karta płatnicza przyznawana jest na czas określony.

7.         Limit środków pieniężnych dostępnych na rachunku karty płatniczej jest określony indywidualnie z tym zastrzeżeniem, że kwota limitu nie może przekroczyć 10.000 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych).

8.         W szczególnych przypadkach, gdy za transakcję, o której mowa w ust.4 nie można zapłacić kartą płatniczą, dopuszcza się możliwość pobrania gotówki z bankomatu       (w pierwszej kolejności w banku, który wydał kartę).

9.         Maksymalny limit gotówki, pobranej, w przypadku określonym w ust.8, nie może przekroczyć 5.000 zł.

10.       Maksymalny limit transakcji internetowych nie może przekroczyć 5.000 zł.

11.       Karta jest przyznawana na podstawie wniosku, którego wzór stanowi załącznik Nr I do Zarządzenia.

12.       Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej podpisuje:

a) kierownik jednostki w przypadku wniosku o przyznanie karty dla kierownika jednostki

b) Główny księgowy w przypadku wniosku o przyznanie karty dla Głównego specjalisty ds. organizacji imprez

b) Główny specjalista ds. organizacji imprez w przypadku wniosku o przyznanie karty Pracownikowi Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach .

13.       Wniosek składa się do kierownika jednostki.

14.       Decyzję w sprawie przyznania karty podejmuje:

a) kierownik jednostki,

 b) Główny księgowy w stosunku do kierownika jednostki

15.       Na podstawie decyzji o przyznaniu karty płatniczej, Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona składa dyspozycję wydania karty do właściwego banku, zawierającą imię i nazwisko użytkownika karty, limit środków na karcie oraz numer rachunku bankowego otwartego dla ponoszenia wydatków, jako rachunku, w ciężar którego bank będzie pobierał kwoty operacji dokonanych przy użyciu karty.

16.       Służbowa karta płatnicza jest przekazywana użytkownikom kart bankowych przez

Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną na podstawie:

1) umowy zawieranej pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Kultury w Walcach a bankiem,

2) umowy zawieranej pomiędzy kierownikiem jednostki, a użytkownikiem karty, przy czym umowę z kierownikiem jednostki zawiera Główny Księgowy.

17.       Główny Księgowy przygotowuje umowę korzystania ze służbowej karty. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji.

18.       Ewidencję służbowych kart płatniczych prowadzi Główny Księgowy.

Wzór karty ewidencji stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji.

Ewidencja może być prowadzona w formie elektronicznej z możliwością wykonania jej wydruku.

19.       Pracownik posiadający służbową kartę płatniczą ma obowiązek przechowywania karty w sposób uniemożliwiający jej zgubienie, kradzież lub zniszczenie.

20.       Zabrania się dokonywania wydatków nieujętych w ustalonym planie finansowym jednostki bądź z przekroczeniem planu oraz do dokonywania płatności niezwiązanych z uzasadnionymi wydatkami służbowymi, w szczególności do dokonywania płatności prywatnych lub za inne podmioty.

21.       Rozliczenie transakcji realizowanych za pomocą służbowej karty płatniczej powinno nastąpić w ciągu 5 dni od daty dokonania transakcji, a w przypadku podróży służbowej w ciągu 7 dni od zakończenia podróży służbowej. Szczegółowe zasady dokonywania rozliczenia wydatków realizowanych za pomocą służbowej karty płatniczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Walcach przebiegają zgodnie z procedurami określonymi w polityce rachunkowości oraz na zasadach określonych           w przepisach wewnętrznych.

 

---

 

 

Załącznik do zarządzenia nr 2/2023 z dnia 05.01.2023

 

 

WNIOSEK

O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Na podstawie Zarządzenia nr. . . . . . . . . . . . . . . . . Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach z dnia

w sprawie: określenia zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach a także zasad rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu.

wnioskuję o przyznanie karty płatniczej dla Pani/Pana………………………………………………………

 

(stanowisko i nazwa komórki organizacyjnej)

Limit środków pieniężnych, dostępnych na rachunku karty: .......zł

(słownie:

Limit dzienny wypłaty: . zł

(słownie: ..

okres użytkowania....

UZASADNIENIE:

 

 

 

 

(podpis osoby upoważnionej)

DECYZJA

Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody ^l na przyznanie służbowej karty płatniczej Pani/Panu:

 

(nazwisko i imię pracownika)

(podpis Głównego Księgowego)                                      (podpis kierownika jednostki lub osoby upoważnionej)

Walce, dnia....................

---

 

Załącznik do zarządzenia nr 2/2023 z dnia 05.01.2023

 

 

Umowa korzystania ze służbowej karty płatniczej

 

zawarta w dniu ……………………………r. w Walcach pomiędzy:

 

Gminnym Ośrodkiem Kultury w Walcach w imieniu którego działa Rafał Magosz – dyrektor zwanym dalej Pracodawcą

a

Panem/Panią…………………………………………………………………………………………

zwanym/ą dalej Pracownikiem.

§1

1. Pracownik otrzymuje do użytku służbowego kartę płatniczą o numerze .

wystawioną przez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i zobowiązuje się korzystać z niej wyłącznie do celów służbowych oraz nie przekraczać limitów, o których mowa w 2.

2. W związku z podpisaniem niniejszej umowy pracownik składa oświadczenie, które stanowi integralną część umowy.

§2

1. Miesięczny limit wydatków pokrywanych kartą płatniczą wynosi... .....PLN (słownie:.. .
2. Służbową kartą płatniczą mogą być pokrywane wyłącznie wydatki, o których mowa w Instrukcji korzystania ze służbowych kart płatniczych w Gminnym Ośrodku Kultury w Walcach.

§3

1 W przypadku stwierdzenia przez pracodawcę naruszenia zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej, po stronie pracownika powstaje obowiązek niezwłocznego (nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o stwierdzonym naruszeniu) zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją oraz wszelkimi wiążącymi się z nią kosztami, a także w przypadku opóźnienia w realizacji tego zobowiązania wraz z odsetkami ustawowymi należnymi od sumy pieniężnej.

2. W przypadku, gdy naruszenie zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej zostanie stwierdzone przez użytkownika, obowiązany jest on niezwłocznie poinformować o tym fakcie Głównego Księgowego i dokonać zwrotu wydatkowanych środków nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o wysokości kwoty podlegającej zwrotowi.
3. W przypadku nie dokonania zwrotu lub dokonania go w kwocie niższej niż należna, należność ta podlega potrąceniu z wynagrodzenia pracownika przy najbliższej wypłacie na co pracownik wyraża zgodę.

§4

1. Umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:

l ) zmiany zakresu obowiązków w związku, z którymi pracownikowi przyznano służbową kartę płatniczą,

2. utraty karty płatniczej przez pracownika,
3. rozwiązania stosunku pracy,
4. odwołania pracownika z pełnionej funkcji,
5. rażącego naruszenia przez pracownika postanowień niniejszej umowy, zasad zawartych w Instrukcji korzystania ze służbowych kart płatniczych w Gminnym Ośrodku Kultury w Walcach oraz stosownego regulaminu banku.

2. Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.
3. Rozwiązanie umowy w trybie, o którym mowa w §4 powoduje po stronie pracownika obowiązek niezwłocznego zwrotu karty płatniczej oraz rozliczenia wydatków dokonanych przy jej użyciu.

§5

Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§6

W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.

§7

Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla pracownika i jeden dla pracodawcy.

(podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej)                                    (podpis osoby otrzymującej kartę płatniczą)

---

 

 

OŚWIADCZENIE

 

 

W związku z powierzeniem mi umową z dnia .. ...służbowej karty płatniczej nr….. ..... ..... ..... ..... na realizację wydatków na cele służbowe oświadczam, że zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących zasad korzystania z karty płatniczej oraz rozliczania dokonywanych przy jej użyciu wydatków oraz ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie.

W szczególności zobowiązuję się do:

1) używania służbowej karty płatniczej wyłącznie osobiście;

2) blokady karty w razie jej utraty zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie banku oraz obowiązującymi w jednostce regulacjami wewnętrznymi;

3. bezpiecznego przechowywania otrzymanej z banku obciążeniowej służbowej karty płatniczej,
4. opłacania kartą płatniczą wyłącznie wydatków służbowych,

5) niezwłocznego dostarczania kompletu dokumentów potwierdzających dokonanie transakcji opłacanych kartą do właściwego wydziału merytorycznego,

6) niezwłocznego zwrotu karty płatniczej Głównemu Księgowemu w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, lub upływu ważności karty.

Ponadto oświadczam, że w myśl przepisu art.91 Kodeksu pracy wyrażam zgodę na potrącenie z mojego wynagrodzenia za pracę kwot transakcji dokonanych przy użyciu karty płatniczej, a nie rozliczonych w terminie wynikającym z Zarządzenia w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania, korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków oraz rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu przez pracowników Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach.

 

 

 

(data i podpis składającego oświadczenie)

 

 

 

---

 

 

Załącznik do zarządzenia nr 2/2023 z dnia 05.01.2023

 

 

Ewidencja służbowych kart płatniczych wydawanych pracownikom
Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach

L.p.	Nazwisko i imię użytkownika karty	Nr karty płatniczej	Okres ważności karty	Data zwrotu karty przez użytkownika

 

---

PDFZarządzenie nr 2 2023 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach z dnia 5.01.2023 r.pdf (188,34KB)